Zaczynamy od jednego procesu, nie od systemu
Nie przebudowuję całej firmy. Wybieramy jedną rzecz, którą robisz ręcznie co tydzień i która Cię irytuje. Zwykle jest to przepisywanie zgłoszeń z formularza do arkusza, wysyłanie tej samej wiadomości powitalnej albo przeklejanie danych między dwoma programami, które się nie widzą.
Buduję ten jeden przepływ, testuję go na Twoich prawdziwych zgłoszeniach i zostawiam na miesiąc. Jeśli po miesiącu nadal działa i faktycznie oszczędza czas, dokładamy kolejny.
Ta kolejność ma znaczenie. Automatyzacja wdrożona naraz w pięciu miejscach psuje się w sposób, którego nie da się namierzyć, i kończy tym, że wracasz do robienia wszystkiego ręcznie.
Co się dzieje, gdy coś pójdzie nie tak
To jest pytanie, którego prawie nikt nie zadaje przed podpisaniem, a które decyduje o tym, czy można temu zaufać. Bo pójdzie. Serwer partnera nie odpowie, klient wpisze numer telefonu w polu na e-mail, ktoś zmieni nazwę kolumny w arkuszu.
Każdy przepływ, który buduję, ma opisane zachowanie przy błędzie: co ponawia, co odkłada do kolejki, a przy czym dostajesz wiadomość, że trzeba zajrzeć. Nic nie znika po cichu i nic nie kasuje danych bez śladu.
Dostajesz też dokumentację: co skąd dokąd leci, na jakich warunkach i gdzie szukać, gdy stanie. Piszę ją tak, żeby zrozumiał ją ktoś inny niż ja, bo to jest jedyny sposób, żeby nie uzależnić Cię od jednego człowieka.
Czego nie automatyzuję
Decyzji wymagających oceny. AI potrafi posortować zgłoszenia i przygotować szkic odpowiedzi, ale to Ty decydujesz, komu odmówić i komu dać rabat.
Niczego, co ma skutek prawny albo finansowy, bez akceptacji człowieka. Wystawienie faktury, podpisanie umowy, zwrot pieniędzy. Automat może to przygotować i podstawić Ci pod kliknięcie, ale nie kliknie za Ciebie.
Odpowiedzi na nietypowe zapytania. Jeśli klient pisze coś, czego nie ma we wzorcach, przepływ przekazuje sprawę do Ciebie zamiast improwizować. Stawiam tę granicę sam, zanim o nią zapytasz.
Jak policzyć, czy się zwróci
Weź jedną czynność, która Cię irytuje, i zmierz, ile zajmuje w miesiącu. Nie szacuj, zmierz przez tydzień i pomnóż. Ludzie zwykle się mylą w obie strony.
Prosty przepływ, na przykład formularz trafiający jednocześnie do skrzynki, arkusza i CRM-u z powiadomieniem dla Ciebie, to koszt rzędu kilkuset złotych jednorazowo i kilkanaście złotych miesięcznie za narzędzia. Bardziej rozbudowane rzeczy wyceniam po rozmowie, bo różnią się liczbą systemów, które trzeba pogodzić.
Jeśli z pomiaru wyjdzie, że oszczędzasz godzinę miesięcznie, powiem, żebyś tego nie robił. Przy trzech godzinach i więcej zaczyna się to spinać w pierwszym kwartale.
Zostajesz właścicielem, nie zakładnikiem
Konta w narzędziach, na których stoją Twoje przepływy, zakładam na Twoje dane i Twój adres. Dostęp masz od pierwszego dnia, nie na życzenie.
Jeśli kiedyś skończymy współpracę, wszystko działa dalej i nie zabieram ze sobą niczego poza fakturą. Przekazuję dokumentację, dostępy i listę rzeczy, na które trzeba uważać.
Wiem, że to brzmi jak argument przeciwko mnie. Uważam odwrotnie: łatwiej podjąć decyzję o współpracy, gdy wiadomo, jak z niej wyjść.
